La primera contratación es una de las decisiones más importantes de la vida de una pyme. Hacerla bien supone dar un salto hacia la escala; hacerla mal puede comprometer la supervivencia de la empresa durante meses.
El error más común no es contratar — es contratar sin haber hecho antes los tres cálculos que aquí describimos.
Cuánto cuesta realmente un empleado
El salario bruto que aparece en el contrato representa entre el 60 y el 65% del coste total para la empresa. Esto es lo que falta calcular:
| Concepto |
Ejemplo (salario bruto 28.000€) |
| Salario bruto anual | 28.000 € |
| Seguridad Social empresa (~30,5%) | 8.540 € |
| 14 pagas (2 extraordinarias) | incluido en el bruto |
| Vacaciones (22 días/año) | ~2.400 € (8,5% del bruto) |
| Equipamiento y herramientas | 800 – 2.000 € |
| Formación y onboarding | 500 – 1.500 € |
| Espacio de trabajo (si aplica) | 0 – 3.000 € |
| Coste total estimado año 1 | ~40.000 – 44.000 € |
Regla práctica: Multiplica el salario bruto por 1,5 para obtener el coste real aproximado para la empresa en el primer año. Para empleados de oficina en grandes ciudades (coste de espacio más alto), el multiplicador puede acercarse a 1,7.
El punto de equilibrio de la contratación
Una vez sabes el coste total, el siguiente cálculo es cuánto tiene que generar (o liberar) ese empleado para que la contratación sea financieramente neutra. Este es el punto de equilibrio de la contratación.
Hay dos escenarios posibles:
- Empleado generador de ingresos (comercial, técnico que factura): tiene que generar esa facturación adicional. ¿Cuánto tardaría en alcanzar ese ritmo? ¿6 meses? ¿12?
- Empleado de soporte (administrativo, operaciones): no genera ingresos directos. Su valor se mide por lo que libera al fundador o en eficiencia operativa. ¿Cuánto tiempo del fundador libera? ¿Qué puede hacer ese fundador con ese tiempo?
Los tres semáforos para decidir
Contratar
Tienes facturación suficiente sin el empleado + caja para 6 meses de su coste total
Esperar
La demanda existe pero aún no tienes colchón de caja. Fija un objetivo claro antes de contratar
No contratar
Contratas para cubrir una esperanza de ingresos futuros sin base real. Alto riesgo de insolvencia
La regla del colchón de 6 meses
Antes de contratar, deberías poder responder afirmativamente a estas preguntas:
- ✅ Tengo en caja (o en póliza disponible) el equivalente a 6 meses del coste total del empleado
- ✅ Mi facturación de los últimos 3 meses (anualizada) cubre el coste del empleado con margen
- ✅ He calculado el punto de equilibrio y sé en qué mes se alcanzaría
- ✅ Tengo claro qué hará el empleado el primer día, la primera semana y el primer mes
- ✅ Tengo tiempo para hacer el onboarding sin que ello perjudique a los clientes actuales
Alternativas antes de contratar
En muchos casos, la solución óptima no es contratar a tiempo completo de inmediato. Considera estas alternativas:
- Freelancer o autónomo: ideal para picos de trabajo o para validar si hay demanda real antes de comprometerse a una nómina fija.
- Contrato parcial (media jornada): si la carga de trabajo no justifica todavía un tiempo completo, un parcial puede ser la transición correcta.
- Subcontratación de procesos: en administración, contabilidad o marketing, subcontratar a un proveedor especializado suele ser más eficiente que contratar internamente hasta que el volumen lo justifique.
- ERE de crecimiento o contrato en prácticas: en algunos sectores, contratos de formación o prácticas permiten incorporar talento con condiciones económicas adaptadas al estado inicial de la empresa.
El momento correcto para contratar: Cuando no contratarlo está costando dinero real. Es decir, cuando pierdes clientes por falta de capacidad, cuando el fundador está dedicando más del 30% de su tiempo a tareas que podrían hacer otros, o cuando el crecimiento está explícitamente frenado por falta de personas. Contratar antes de ese punto suele ser prematuro.
El riesgo oculto: el tiempo del fundador
El primer empleado necesita entre 2 y 4 semanas de onboarding intensivo. Durante ese tiempo, el rendimiento del fundador cae significativamente. Si la empresa tiene picos de trabajo en ese período, el impacto puede ser muy negativo. Planifica la contratación para un período de menor actividad si es posible.